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Usar e abusar de relatórios gerenciais para fazer análises precisas

 

É através deste demonstrativo que você, ou o seu gestor, irão analisar dados como: 

  1. Onde está minha maior concentração de custos? 

  2. O que está gerando mais recursos para a empresa? 


Para que essas e muitas outras perguntas sejam respondidas com o intuito de gerar relatórios capazes de fornecer informações para que as melhores decisões possam ser tomadas, a coerência nas informações é imprescindível. O uso de dados autênticos é o que faz com que essas informações, ao serem automatizadas, sejam o reflexo da realidade.


O uso de um bom sistema de gerenciamento de negócios é o segredo para que essas informações não se corrompam. Mas não só para isso. O uso do sistema vai elevar o nível dos relatórios que sua empresa conseguirá gerar, e através destes relatórios muitas informações valiosíssimas serão encontradas.


De onde vem os relatórios, e o porquê de sua importância 


Os relatórios são feitos através das movimentações bancárias diárias. Ao realizar qualquer tipo de movimentação em um sistema de gestão financeira, automaticamente os relatórios são preenchidos, por isso é de suma importância que o sistema esteja sempre sendo alimentado. 


Quando você fizer um lançamento de, por exemplo, sua folha de pagamento, o sistema automaticamente vai gerar relatórios baseados nesse lançamento. Pode ser comparando-o com as folhas de pagamento anteriores, ou colocando-o junto com os demais gastos da empresa. Podem ser feitas uma infinidade de cruzamento de dados. 


E assim vai ser com todas as informações contábeis. Valores que tem a receber de clientes, pode gerar relatórios de dividendos, de bons ou maus pagadores. E por aí vai... Caberá aos responsáveis entender quais as necessidades a serem averiguadas. Os responsáveis podem ser gestores financeiros, tesoureiros, controladores, contadores, analistas ou qualquer profissional da área capacitado a realizar esse tipo de análise.


Usando os relatórios para fazer melhores análises 


Com os dados contidos nestes relatórios (de receitas e despesas), você terá acesso a números que possibilitarão diversas análises no decorrer de um período, que pode ser semanal, mensal, e assim tomar as decisões cabíveis. O período é definido de acordo com a necessidade de cada informação. 


Vamos usar mais um exemplo: Você possui uma conta com valor pouco variante, como a conta mensal de energia, que flutua entre R$150 e R$180 em média. Acontece então, que em determinado mês está conta dá um salto de valor e chega quase ao dobro, por volta de R$300. Tendo em mãos os relatórios necessários, como horário trabalhado naquele mês, ou uso de algum eletrônico diferenciado, você terá mais facilidade em investigar o porquê deste aumento repentino. Pode ter acontecido de algum departamento ter trabalhado até mais tarde por um grande período durante o mês, e usado mais energia dos computadores e do ar condicionado. Você conseguirá essa informação através da análise de um relatório de horas extras do mês. 


Quais informações e benefícios podemos encontrar através dessas análises? 


Informações numéricas e consistências de valores vão moldar a conclusão da análise e as tomadas de decisão a partir do uso de relatórios. Se ele determinar que no decorrer do ano, uma determinada despesa está impactando profundamente no seu planejamento financeiro, você terá a oportunidade de eliminá-la ou investir essa informação de maneira que lhe traga benefícios. 


Contabilmente falando, um investimento no qual lhe significará uma despesa ou custo, obrigatoriamente terá que te trazer um benefício futuro para sua empresa, mesmo não sendo em forma de receita. Pode ser investimento na estrutura do negócio, por exemplo. O que este investimento, ou despesa, trará de benefícios? Um melhor conforto para os funcionários, melhor atendimento aos clientes, ou outros bens intangíveis. Mas quando há uma despesa que apenas drena o orçamento da empresa, esta é inviável.


Enfim, os relatórios e suas analises são ferramentas às quais você deverá usar e abusar sem moderações. Imprima-os, mude as datas e os formatos, existem incontáveis maneiras de cruzar dados e criar novos formatos de relatórios, basta ter o sistema de gestão certo. Não se limite a usar sempre os mesmos dados. A graça aqui é que você tenha à sua disposição milhares de combinações para extrair informações capazes de melhorar a gestão de sua empresa. 



Link da Matéria Original: noticiadorweb.com.br/index.php?action=show&secao=exibir_noticia&noticia_id=17264

Autor: BisaWeb - Tecnologia da Informação

Data de Publicação: 07/12/2020

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