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Sistema de Gestão Financeira facilitando a vida do Gestor

Um software de gestão financeira é um conjunto de funcionalidades, que de maneira sistematizada tem como propósito levar soluções que atendam aos gestores financeiros. A empresa que não usa esse tipo de recurso corre o sério risco de trabalhar de forma desorganizada. Se seu negócio ainda não opera com um de sistema gestão, veja na listinha abaixo se você se reconhece em alguma dessas atividades:


  • A emissão dos boletos é feita através dos softwares ou aplicativos dos bancos; 

  • As cobranças são administradas por uma planilha no Excel;

  • Os dados dos clientes, assim como dos devedores, estão em outras planilhas no Excel;

  • Os pagamentos futuros são administrados através de um calendário ou de uma agenda;


O que o sistema faz é juntar todas estas informações, e outras, em um só ambiente organizado de forma tal que você possa resolver toda a vida da empresa por ali. Ter acesso rápido as informações diversas têm um grande valor na vida de um gestor que tem que tomar decisões ágeis e de vários aspectos. 


O aumento do número de inadimplentes, por exemplo, está diretamente ligado a decisões como as de intensificar as cobranças ou conversar com os fornecedores, para planejar o meio de honrar com os compromissos da empresa. Se a empresa não terá os créditos que esperava, pode ser que seja necessário recorrer ao empréstimo, e essa decisão tem de ser tomada após muito estudo, através de relatórios. 


Para que as informações cheguem até o gestor é necessário que o pessoal do operacional alimente o sistema diariamente com as informações financeiras reais e fidedignas. Assim, a todo momento o software poderá fornecer análises, gráficos, relatórios e etc. 


Empresas, escritórios, fabricas, lojas... o sistema é para quem? 


Para todos! Basta procurar o sistema que melhor se encaixa com seu propósito. Todo negócio, pequeno ou grande, tem que gerir suas finanças. Quanto maior for o negócio, maior a quantidade de informação armazenada e a necessidade de mantê-las organizadas.  Quanto menor a empresa, menor é o número de pessoas disponíveis para cada função, e o sistema facilita a divisão de tarefas. No caso de fábricas ou lojas, pode ser necessário combinar o software de gestão financeira com um software de controle de estoque, eles trabalham bem juntos. 


É sempre bom ilustrar com exemplos para que você possa visualizar na pratica o que estamos conversando. Vamos usar agora uma pequena loja de roupas que tem um estoque com mais de dois mil vestidos. A dona da loja quer saber quais dessas peças tem mais rentabilidade e as que estão encalhando no estoque. 


A maioria dos dados de compras estão em planilhas do Excel, que nem sempre são atualizadas e estão bastante factíveis ao erro, com informações que não são de confiança. As notas fiscais não estão ligadas a essas tabelas, e os dados dos clientes estão salvos na agenda do celular. Nesse cenário é difícil que a dona da loja consiga as informações que ela busca com precisão, e em sua próxima compra ela poderá repetir algum erro, ou deixar de comprar um vestido que parecia promissor. 


Digamos então que nossa amiga empresária leu este livro e resolveu instalar em sua loja um sistema de gestão financeira e um sistema de controle de estoque que se conectam. Agora ela sabe efetivamente o que tem armazenado, cada vez que faz uma venda e emite a nota fiscal, o sistema automaticamente já dá baixa no estoque. Algumas destas informações também podem ser úteis em casos de furtos. 


 

Com essa nova prática, ela tem acesso a relatórios com as peças mais vendidas, as que estão com pouca saída, as clientes que mais compram, em quais ocasiões as vendas sobem... informações que podem ser muito úteis para traçar um plano de marketing.  A loja de roupas agora está em outro patamar de organização financeira, e de acesso as informações, o crescimento será iminente. 


Outro bom exemplo é um pequeno sebo, com um número enorme de títulos de diferentes datas e edições, alguns únicos, outros com mais exemplares. Quase impossível do proprietário memorizar todo seu valioso estoque. Organizar tudo em um sistema pode ajudar muito quando um cliente entrar e perguntar sobre determinada obra.



O que procurar em um sistema de gestão financeira? 


Se você apenas for ao Google e buscar por “sistema de gestão financeira” vai encontrar mais de 13 milhões de resultados (até o momento em que este livro estava sendo escrito). Terá que analisar muitos deles, o que pode lhe dar algum trabalho. Então é preciso que você já tenha em mente o que efetivamente vai ajudar o seu negócio, para refinar essa busca. Na descrição dos sistemas você deverá checar se as funcionalidades daquela ferramenta vão atender as suas necessidades. 


Não é apenas o software. É importante conhecer a infraestrutura por trás dele, qualquer ferramenta de informática é suscetível ao erro e é imprescindível você ter um suporte técnico que te atenda sempre que for necessário, mesmo que seja apenas para tirar dúvidas. Esse atendimento pode ser virtual ou presencial, o importante é que seja rápido, tenha mais de uma forma de entrar em contato, e claro, seja feito de forma cortês. 


Outro ponto importante para você analisar no momento da escolha é o treinamento que é dado para a utilização do software. Pode acontecer de não se usar todas as funcionalidades oferecidas pelo sistema por falta de conhecimento, por isso busque saber se a empresa oferece um treinamento, se terá algum custo, qual seu formato. Um bom sistema precisa vir acompanhado de uma retaguarda que te ofereça esse e outros aparatos.


Você pode pegar um caminho mais curto para conhecer melhor os sistemas, que é acompanhar sempre o Blog da Gestão Financeira, onde ensinamos práticas para uma boa gestão de suas finanças e damos dicas de recursos que os sistemas devem ter para facilitar sua vida.



Link da Matéria Original:

Autor: BisaWeb - Tecnologia da Informação

Data de Publicação: 16/11/2020

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